Meeting Venue Selection per incontri di lavoro e presentazioni

Dal 1978 ho lavorato in centinaia di sedi in tutta Europa, il Regno Unito e, (più di recente), negli Stati Uniti. Nel corso degli ultimi 28 anni o giù di lì, ho notato un miglioramento significativo della gamma di servizi audio visivi locali prevedono per i loro patroni. Poiché l'industria meeting globali e convention ha rapidamente ampliato luoghi sono diventati "user friendly", sempre di più. Alberghi, centri congressi, sale riunioni e altri luoghi sono ora sia "personalizzato costruito" e / o costantemente aggiornati con "lo stato degli impianti d'arte" tenere il passo con i clienti mutevoli esigenze e aspettative.
Inoltre, naturalmente, molti locali hanno dedicato uno staff audiovisive o fornitori visivi "in-house" audio, che forniscono servizi di supporto diretto ai clienti. Questo significa che la maggior parte dei luoghi sono tecnicamente. E operativamente, in grado di ospitare praticamente qualsiasi tipo di meeting, congressi, mostre, o altro evento.

Detto questo, naturalmente, ci sono due problemi principali di selezione luogo che i miei clienti menzionano su base regolare. Una è la percezione che le apparecchiature audio visive noleggiato da un luogo è sempre più costoso che sembra ragionevole. L'altro è gli oneri eccessivi apparenti percepiti per lavoro, (tecnici e personale di supporto dell'evento).

In generale, luoghi che offrono in-house audio visivi strutture stipulano contratti a tempo determinato (3 o 5 anni), con fornitori esterni che implementano le proprie attrezzature e personale per lavorare su eventi per i locali cliente finale. Spazi e venditori quindi dividere il reddito dalla fornitura di servizi audiovisivi, (a volte fino al 40%, 50% o 60% a favore del locale). Al fine di rendere l'accordo praticabile, sia per il luogo e il venditore, attrezzature canoni di noleggio sono spesso "marcati" al di sopra dei tassi di mercato locali.

Clienti finali sono a volte anche contrattualmente obbligati ad utilizzare in impianti di casa, quando si prenota un evento, il che significa che hanno opzioni limitate in termini di dover pagare le tariffe venditore / sede.

Per quanto concerne il lavoro, molti luoghi e fornitori interni, basano le loro tariffe su qualsiasi sindacati del tecnico locale pagare per ora. Nella maggior parte delle grandi città, le tariffe orarie per le medie sindacali del lavoro $ 45,00 - $ 50,00 all'ora e aumento a seconda del particolare tecnico specializzato. Spazi e loro fornitori, però, spesso utilizzano i tecnici non sindacali nel loro giorno per giorno le operazioni, (media pagare $ 15.00 a $ 20.00 per ora), ma i client carica il tasso unione di $ 45.00 - $ 50.00 all'ora. Week-end, vacanze o precoce AM / PM lavoro in ritardo spinge queste accuse up, (spesso due o tre volte superiore). Ancora una volta, sedi e fornitori versato ricavi lavoro "profitti" fino al 50%

La buona notizia, tuttavia, è che sempre più clienti si rifiutano di accettare le condizioni di esclusività sede, o pagare "AV Corkage" per utilizzare i servizi audiovisivi esterni e manodopera. E 'anche diventando sempre più comune per i clienti di acquistare uno di più le proprie attrezzature, o di noleggiare attrezzature e operatori tecnici di aziende sub-noleggio specializzati, (che in genere servono una zona più ampia di mercato aperto).

I risparmi di costo significativi ottenuti dal pagamento delle tariffe di mercato aperto per le attrezzature e operatori tecnici sono evidenti auto.
Inoltre, naturalmente, molti clienti hanno da tempo stabilito rapporti con le case di produzione che servono alla presentazione generale deve molto bene. Quando i clienti sono forzatamente "separato" dal loro normale audio partner di servizio visivo, a favore di uno sconosciuto in casa vendor, (da un particolare luogo), si traduce spesso in difficoltà tecniche durante l'evento.

Più grandi, o più eventi complessi sono spesso gestiti da società di produzione audio visivi, o da produttori di eventi indipendenti. Questi fornitori di servizi sono in grado di offrire una maggiore flessibilità nelle spese di noleggio attrezzature e tassi di lavoro, (come pacchetti completi).

Mentre alcune città, e singoli locali, hanno contratti legalmente vincolanti con i sindacati tecnici ed altri, (e sono obbligati a pagare le tariffe sindacali), la qualità del servizio ricevuto è ancora spesso superiore clienti potrebbero trovare con i fornitori in-house.

Io generalmente consiglio che ogni cliente che ha in programma di ospitare un meeting, seminari, esposizioni o convenzione deve o insistere sull'uso loro fornitori consolidati e / o "guardarsi intorno" per servizi di supporto audiovisivi.
Ottenere due o tre citazioni da diversi fornitori esterni, permette un confronto diretto dei prezzi con il fornitore di servizi interno sedi. Anche se i clienti non possono necessariamente scegliere l'offerta ritmo più basso, possono, almeno, utilizzare i loro risultati di negoziare un accordo più competitivo per le loro esigenze visive audio con il luogo.

Direttore AV offre un servizio di consulenza per qualsiasi client intenzione di ospitare riunioni di lavoro. Abbiamo contatti attraverso gli Stati Uniti, in Europa e nel Regno Unito. Se possiamo aiutare con l'ottenimento di preventivi competitivi per servizi di supporto audio visivi, vi preghiamo di contattarci in qualsiasi momento!